system informacji oświatowej
Aktualizacja serwisu: 31.08.2017
Aktualizacja biblioteki analiz: 27.01.2006
logo QNT
© 2005-2008 QNT Systemy Informatyczne
XHTML 1.1 XHTML 1.1 ikona WAI-AAA
webmaster@qnt.pl

Poprawne wprowadzanie danych do SIO

Wraz z wrześniem nadszedł czas kolejnego uzupełnienia danych w Systemie Informacji Oświatowej. Nowa wersja programu pozwala na przyspieszenie tego procesu, nie eliminuje jednak wszystkich pomyłek, które mogą wystąpić na etapie ręcznego wprowadzania nowych czy zaimportowanych danych. Bogatsi o doświadczenia związane ze spisem marcowym, chcemy Państwu zaproponować zapoznanie się z naszym internetowym poradnikiem. Oferuje on praktyczne uwagi związane z poprawnym wprowadzaniem informacji do SIO. Jest to niezwykle istotne nie tylko na poziomie pojedynczej placówki, ale przede wszystkim na etapie scalania i weryfikacji dużej ilości danych przez organy nadrzędne..

Spis treści

Spis artykułów znajdujących się na tej stronie:
Wybór daty spisu
Nazwa jednostki
Numer identyfikacyjny
Nazwa i typ organu prowadzącego
Szkoła obwodowa
Kształcene zawodowe
Dożywianie
Nieruchomości
Języki mniejszości narodowej

I. Wybór daty spisu

Dla użytkowników SIO
Częstym błędem jest mylnie wybierana przez Użytkowników SIO data spisu. Chcąc utworzyć nowy plik, po uruchomieniu programu wybieramy polecenie: Plik/ Nowy... W pojawiającym się oknie: Identyfikacja szkoły/ Placówki wskazujemy Rodzaj spisu: wrześniowy.

Jeśli natomiast mamy zamiar wygenerować dane placówki na podstawie pliku utworzonego w poprzednim przetwarzaniu, wybieramy polecenie: Narzędzia/ Nowa struktura z otwartego pliku.

W ukazującym się oknie: Otwórz Pliki/jednostki widoczne są dwa katalogi: marzec_2005, wrzesień_2005. Wybieramy katalog Marzec_2005 wskazujemy plik, na podstawie którego będą generowane tabele do przetwarzania wrześniowego. Po otwarciu pliku, w menu Narzędzia wybieramy opcję: Nowa struktura z otwartego pliku. Pojawia się okno z zapytaniem, czy zamknąć bieżący dokument. Potwierdzenie zamknięcia jest niezbędne przed rozpoczęciem procesu tworzenia nowego pliku dla jednostki. W ukazującym się oknie: Rodzaj spisu wybieramy opcję "wrześniowy". zrzut ekranu

Jako rezultat tych działań ukaże nam się wygenerowany plik jednostki dla spisu wrześniowego. Poprzednie dane, z wyjątkiem identyfikacji i struktury pliku, zostały usunięte.

Dla użytkowników programu Analizator
Po wczytaniu danych z placówek podległych weryfikujemy datę w zakładce Dane/ Rejestr spisów. Data ostatniego spisu pojawia się na początku listy i jest zaznaczona pogrubieniem. zrzut ekranu Aby wygenerować zestawienie zawierające daty spisów, z uwzględnieniem nazwy jednostki i miejscowości wybieramy polecenie: Analizy/ Definicja zestawień. W kolumnach zestawienia umieszczamy konieczne informacje pochodzące z tabel Dane adresowe oraz I2. Identyfikacja jednostki sprawozdawczej. zrzut ekranu

II. Nazwa jednostki

Dla użytkowników SIO
Na podstawie opracowanej przez MEN dokumentacji, a także licznych spostrzeżeń dokonanych przez użytkowników SIO, przygotowaliśmy dla Państwa listę zasad, według których należy wypełnić pole "Nazwa" w Tabeli I1. Identyfikacja:

  1. Wpisujemy urzędową nazwę podmiotu prowadzącego bazę danych oświatowych, zgodnie z aktem założycielskim lub wpisem do ewidencji szkół i placówek niepublicznych,
  2. Dla szkoły funkcjonującej w zespole należy pominąć nazwę zespołu - zapisana jest ona bowiem w tablicy identyfikacji zespołu,
  3. Nie uzupełniamy również w tym miejscu imienia patrona - jest ono wpisywane w osobnym polu,
  4. Nazwa nie może przekraczać 120 znaków łącznie ze spacjami,
  5. Poza tym nie używamy kapitalików, ale standardowej czcionki zawierającej małe i duże litery,
  6. Nie wpisujemy również miejscowości.

Dla użytkowników programu Analizator
Wszystkie jednostki korzystające z bogatych możliwości analitycznych programu Analizator, mogą w łatwy i szybki sposób odnaleźć te placówki, które błędnie wpisały dane wymagane w polu "Nazwa". W tym celu wystarczy wybrać polecenie: Analizy/ Definicja zestawień. Następnie w kolumnach zestawienia umieszczamy konieczne informacje pochodzące z Tabeli I2. Identyfikacja jednostki sprawozdawczej. W celu uzyskania bardziej szczegółowego rezultatu, prócz pola "Nazwa" możemy wybrać również "Imię patrona", czy z Danych adresowych: "Miejscowość". Stworzone w ten sposób zestawienie oferuje nam pełen zakres informacji o szkołach i placówkach, których pliki wymagają weryfikacji. zrzut ekranu

III. Numer identyfikacyjny

Dla użytkowników SIO Częstym problemem jest mylenie numeru identyfikacyjnego z kodem dostępu. Warto więc przypomnieć fragment instrukcji merytorycznej dla SIO 2.0: "Numer identyfikacyjny nadany dla celów przeprowadzenia egzaminów zewnętrznych - dotyczy wszystkich typów szkół, w których przeprowadza się sprawdzian (szkoła podstawowa) lub egzamin zewnętrzny (gimnazjum, licea ogólnokształcące, licea profilowane i wszystkie typy szkół zawodowych)."

Jedyny system monitoringu wprowadzanych w tym polu danych to automatyczne sprawdzanie ilości znaków. Program nie zareaguje natomiast w wypadku braku numeru. Jeśli wpiszemy zbyt krótki ciąg cyfr pojawi się następujący komunikat: zrzut ekranu Poprawność wprowadzonego numeru musi zatem zostać skontrolowana osobiście, przez każdego użytkownika programu. Zalecamy uważne i staranne wprowadzanie danych. W razie wykrycia błędnego numeru identyfikacyjnego, możemy poprawić go na każdym etapie pracy z programem, przed wygenerowaniem raportu.

Dla użytkowników programu Analizator
Chcąc wykryć, które z placówek nie wprowadziły numeru identyfikacyjnego dla celów przeprowadzania egzaminów zewnętrznych, wybieramy z menu opcje: Analizy/ Definicja zapytań. Następnie do Kolumn zestawienia wprowadzamy następujące informacje z tabeli I2 - "Numer identyfikacyjny dla celów przeprowadzania egzaminów zewnętrznych" i "Nazwa" oraz z tabeli "Dane adresowe" - Miejscowość. Możemy dodać również dodatkowe elementy, jeśli potrzebne nam są bardziej szczegółowe dane na temat tych placówek. Wreszcie w Atrybutach wyszukania umieszczamy - "Typ" i wybieramy interesujący nas typ szkoły (np. gimnazjum), oraz "Numer identyfikacyjny dla celów przeprowadzania egzaminów zewnętrznych", wybierając w Relacji znak "=" i pozostawiając w polu "Wartość/Dana" puste miejsce. zrzut ekranu

IV. Nazwa i typ organu prowadzącego

Dla użytkowników SIO
1. Gmina
W prowadzonych przez JST placówkach, takich jak przedszkola, gimnazja i szkoły podstawowe, jako organ prowadzący często wskazywano miasto na prawach powiatu czy powiat ziemski. Tymczasem organem prowadzącym dla JST jest gmina. W polu "Nazwa" wpisujemy nazwę miasta. zrzut ekranu

Wyjątkiem są jednostki przejęte na podstawie porozumień oraz szkoły specjalne. Jeżeli natomiast mamy do czynienia z placówkami miejskimi, wówczas jako organ prowadzący wykazujemy część gminną miasta.

2. Miasto na prawach powiatu
W innych jednostkach prowadzonych przez JST, w przypadku, gdy organem prowadzącym jest Miasto na prawach powiatu, w wierszu 23 - "Powiat" powinien być wskazany powiat miasta, np. Gorzowa Wielkopolskiego. zrzut ekranu

3. Powiat ziemski
W innych wypadkach organem prowadzącym jest powiat ziemski, za wyjątkiem jednostek przejętych na podstawie porozumień.

Dla użytkowników programu Analizator
Jeżeli mamy zamiar sprawdzić, które z placówek wprowadziły niepoprawnie typ organu prowadzącego, wskazujemy z menu opcje: Analizy/Definicja zapytań. Potem do Kolumn zestawienia wpisujemy następujące informacje: z Tabeli I2 - "Nazwa" i "Organ prowadzący - Typ", a z "Danych adresowych" - "Miejscowość" i "Ulica". Następnie w Atrybutach wyszukania umieszczamy - "Typ" ze specyfikacją "Przedszkole" ("Gimnazjum" lub "Szkoła podstawowa") oraz "Organ prowadzący - Typ" - ze słownika wybierając opcję "gmina" z relacją "< >". zrzut ekranu

V. Szkoła obwodowa

Dla użytkowników SIO
W tabeli I1. Identyfikacja dla pola "Szkoła obwodowa" wybieramy opcję "tak" lub "nie". Pojęcie to odnosi się wyłącznie do szkół podstawowych i gimnazjów, dla których, zgodnie z art. 17 ust. 4 ustawy o systemie oświaty, rada gminy ustala obwód. zrzut ekranu

Jeśli nie zostanie zaznaczona informacja o ustalonym obwodzie, dla szkół podstawowych nie wygeneruje się Tabela OB1. Obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego dla dzieci w wieku 6 lat, a także Tabela OB2 dotycząca realizacji obowiązku szkolnego. Nie zostanie również utworzona Tabela DOW1. Uczniowie/ wychowankowie według odległości miejsca zamieszkania od szkoły oraz dowożeni.

Dla użytkowników programu Analizator
Chcąc wykryć, które jednostki wprowadziły niewłaściwe informacje w polu "Szkoła obwodowa", wybieramy z menu opcje: Analizy/ Definicja zapytań. Kolejnym krokiem jest wpisanie do Kolumn zestawienia danych z Tabeli I2 - "Nazwa" i "Szkoła obwodowa", a z "Danych adresowych" - "Miejscowość". Dalej do Atrybutów wyszukania przenosimy z Tabeli I2 rekordy - "Szkoła obwodowa" (z opcją = nie) oraz "Typ" ze specyfikacją "Szkoła podstawowa" i "Gimnazjum"). Ze szkół podstawowych i gimnazjów należy wykluczyć szkoły specjalne i brać pod uwagę tylko placówki publiczne. zrzut ekranu

VI. Kształcenie zawodowe

Dla użytkowników SIO
W każdej szkole prowadzącej kształcenie zawodowe lub ogólnozawodowe, a także zakładach kształcenia nauczycieli, należy wskazać wszystkie zawody, profile kształcenia, specjalności bądź specjalizacje, których naucza się w danej jednostce, lub robiło się to w poprzednim roku szkolnym. W przypadku zespołu szkół - gdzie występują części składowe, wszystkie zawody, profile kształcenia, specjalności bądź specjalizacje, należy wskazać osobno dla każdej szkoły i dla każdej części składowej. W przypadku wszystkich wymienionych jednostek, po zaznaczeniu typu szkoły w pierwszej wyświetlającej się tablicy "Identyfikacja szkoły/placówki", gdy wybierzemy opcję "Dalej" wyświetli nam się druga tablica o tej nazwie. Wybierając przycisk "Dodaj zawód", w zależności od typu jednostki, pojawią się odpowiednie listy wyboru. zrzut ekranu

Niewłaściwe zidentyfikowanie typu i struktury jednostki w zakresie zawodów/specjalności, powoduje niepoprawne i/lub niekompletne wygenerowanie tabel. Do takich tabel nie należy wpisywać danych.

Dla użytkowników programu Analizator
W celu zidentyfikowania jednostek, które nie wprowadziły zawodów, specjalności bądź specjalizacji, z menu wybieramy opcje: Analizy/ Definicja zapytań. Następnie do Kolumn zestawienia wstawiamy dane z Tabeli I2 - "Nazwa", natomiast z Danych adresowych - "Miejscowość". Wreszcie do Atrybutów wyszukania przenosimy z Tabeli U3_1: "Zawód", (wykazując w Wartości puste miejsce), a z Tabeli I2: "Typ" - ze specyfikacjami "Liceum profilowane", "Liceum techniczne", "Liceum zawodowe", "Technikum" i "Szkoła zasadnicza". zrzut ekranu

VII. Dożywianie

Dla użytkowników SIO
W tabeli DO4. Uczniowie korzystający z posiłków organizowanych przez szkołę/placówkę, należy wykazać wszystkich takich uczniów, bez względu na to, czy posiłki są wydawane przez stołówkę szkolną, czy przez inny podmiot. Za pełny koszt posiłku uznaje się wartość produktów użytych do jego wytworzenia, z wyłączeniem przygotowania, marż i narzutów na koszty administracyjne. W wierszu szóstym wpisujemy liczbę uczniów, korzystających z co najmniej jednego posiłku wymienionego w rubrykach powyżej. Nie wyliczamy średniej, ani sumy, lecz wpisujemy tam wartość większą bądź równą najwyższej wartości znajdującej się w wierszach 1-5. zrzut ekranu

Niewłaściwe zidentyfikowanie typu i struktury jednostki w zakresie zawodów/specjalności, powoduje niepoprawne i/lub niekompletne wygenerowanie tabel. Do takich tabel nie należy wpisywać danych.

Dla użytkowników programu Analizator
Jeśli chcemy zweryfikować informacje, na temat liczby uczniów korzystających z posiłków w jednostkach, które wykazały posiadanie stołówki, wykonujemy następujące czynności: Z menu wybieramy opcje Analizy/ Definicja zapytań. Do Kolumn zestawienia wstawiamy z Tabeli I2 - "Nazwa organizacji", z Danych adresowych - "Miejscowość". Natomiast z Tabeli Do4w - "Uczniowie korzystający z posiłków pełnopłatnych", "Uczniowie korzystający z posiłków dofinansowywanych" i "Uczniowie korzystający z posiłków refundowanych" (z funkcją: Suma). Potem do Atrybutów wyszukania przenosimy z Kolumn zestawienia dane pochodzące z Tabeli Do4w (tym samym ustalając Warunek na grupę: Tak) oraz dodatkowo z Tabeli Bm7. Kuchnie i stołówki - "Stołówka". zrzut ekranu

VIII. Nieruchomości

Dla użytkowników SIO
W zakładce tej należy wykazać pomieszczenia, którymi dana szkoła lub placówka oświatowa włada jako posiadacz samoistny, użytkownik, najemca lub dzierżawca. W przypadku zespołów szkół, każde pomieszczenie powinno być wykazane tylko raz: przez daną szkołę - jeżeli jest użytkowane wyłącznie przez nią, albo przez zespół (w zakładce zespołu) - jeśli jest użytkowane przez dwie lub więcej szkół w zespole. W szkołach niepublicznych, korzystających z pomieszczeń wynajmowanych, powinny one być wykazane tylko w przypadku, jeżeli szkoła niepubliczna jest ich wyłącznym użytkownikiem.

W tabeli BM3. Pomieszczenia zdarzały się pomyłki polegające na niekompletnym wypełnieniu pól. Jednostki, wykazując liczbę pomieszczeń, pomijały czasem podanie ich powierzchni, i odwrotnie. Pojawiały się też błędy dotyczące wpisania nieodpowiednich danych, dotyczy to chociażby Pomieszczeń do prowadzenia zajęć z wychowania fizycznego, gdzie nie należy wykazywać sal gimnastycznych lub basenów o wymiarach lub powierzchni mniejszej niż te ujęte w tabeli. zrzut ekranu

Dla użytkowników programu Analizator

  • Jeśli chcemy sprawdzić, która placówka wykazała liczbę pomieszczeń, a pominęła wpisanie powierzchni, z menu wybieramy opcję Analizy/ Definicja zapytań. Potem do Kolumn zestawienia wstawiamy z - "Nazwę", z Danych adresowych - "Miejscowość" i "Ulicę". Natomiast z Bm3w - "Liczbę" i "Powierzchnię [m2]". Potem w Atrybutach wyszukania umieszczamy z Tabeli Bm3w - "Liczbę" (> 0) oraz "Powierzchnię [m2]" (= 0). zrzut ekranu
  • W przypadku, gdy zweryfikujemy, które jednostki wykazały powierzchnię a nie uzupełniły pól dotyczących liczby pomieszczeń, z menu należy wybrać opcję Analizy/ Definicja zapytań. Potem do Kolumn zestawienia wstawiamy z Tabeli I2 - "Nazwę", z Danych adresowych - "Miejscowość" i "Ulicę". Natomiast z Bm3w - "Liczbę" i "Powierzchnię [m2]". Potem w Atrybutach wyszukania umieszczamy z Tabeli Bm3w - "Liczbę" (= 0) oraz "Powierzchnię [m2]" (> 0). zrzut ekranu
  • Mamy również możliwość odnalezienia placówek, które wykazały sale gimnastyczne o powierzchni poniżej 200m2. W tym celu z menu wybieramy opcję Analizy/ Definicja zapytań. Dalej do Kolumn zestawienia przenosimy z Tabeli I2 - "Nazwę", z Danych adresowych - "Miejscowość" i "Ulicę". Natomiast z Bm3w - "Wyszczególnienie" i "Powierzchnię [m2]". Potem do Atrybutów wyszukania wstawiamy z Tabeli Bm3w - "Wyszczególnienie" (= sale gimnastyczne o wymiarach mniejszych niż 24m x 12m do 20 m x 10 m lub o powierzchni mniejszej niż 288 m2 i równej lub większej niż 200 m2.) oraz "Powierzchnię [m2]" (dla wartości < 200 oraz >0). zrzut ekranu

IX. Język mniejszości narodowej

Dla użytkowników SIO
Do tabeli JMN1. Nauczanie języka mniejszości narodowej lub grupy etnicznej nie wpisujemy danych dotyczących wykładania języków obcych jako obowiązkowych oraz dodatkowych. Do tego służy tabela JO1. Warto pamiętać, że JMN1 jest tabelą wielokrotną. Należy ją wypełnić osobno dla wszystkich języków, których nauka jest prowadzona w danej szkole. Jeżeli placówka nie korzysta z takiej opcji, wówczas tabelę tę trzeba usunąć, odszukując z lewej strony ekranu na drzewku symbolu JMN1 i klikając prawym klawiszem myszy na "Usuń". W Zespole Szkół trzeba tę operację wykonać we wszystkich szkołach. zrzut ekranu

Dla użytkowników programu Analizator
Naszym celem jest sprawdzenie, jakie jednostki wypełniły tabelę JMN1 i zweryfikowanie wiarygodności wprowadzanych danych. Z menu wybieramy opcję: Analizy/ Definicja zestawień. Następnie do Kolumn zestawienia przenosiny z tabeli I2 pole "Nazwa", z Danych adresowych - "Miejscowość", a z tabel JMN1. Nauczanie języka mniejszości narodowej lub grupy etnicznej - "Język", "Liczba uczniów ze szkoły" i "Liczba uczniów spoza szkoły". Dla dwóch ostatnich pól ustalamy w Stopce kolumny i Funkcji opcję Suma. Wreszcie w Atrybutach wyszukania umieszczamy z JMN1 - "Liczbę uczniów ze szkoły" (<> 0). zrzut ekranu